Die Veranstaltung ist beendet, aber die Arbeit ist noch nicht zu Ende. Es gibt einen wichtigen Punkt, den Sie über Umfragen nach der Veranstaltung wissen sollten.
Das Sammeln von Feedback von Teilnehmern mit einer Umfrage nach der Veranstaltung ist ein Tor zu wertvollen Erkenntnissen, die Ihnen helfen werden, das Beste aus Ihrer nächsten Veranstaltung herauszuholen. Jeder in der Veranstaltungsbranche nutzt Feedback, um Daten zu sammeln und Antworten von Teilnehmern und/oder Sponsoren vor oder nach einer Veranstaltung zu erhalten.
Die Digitalisierung der Gesellschaft hat das Feedback auf eine ganz neue Ebene gehoben, und die Kundenzufriedenheit ist oft ein Indikator dafür, ob eine Veranstaltung als Erfolg angesehen wird. Laut einer von HubSpot zitierten Studie verlassen sich beispielsweise 90 % der Organisatoren virtueller Veranstaltungen auf eine Umfrage nach der Veranstaltung, um die Zufriedenheit von Teilnehmern, Sponsoren und Veranstaltern zu ermitteln.
Eine Umfrage nach der Veranstaltung ist im Grunde genommen Post-Marketing, vor allem, wenn Sie verstehen müssen, was funktioniert hat und was nicht.
Umfragen bei Veranstaltungen sind ein nützliches Instrument, um wertvolles Feedback von den Veranstaltungsteilnehmern zu erhalten. Sie lassen sich in drei Arten unterteilen:
Wie bereits erwähnt, besteht der Hauptzweck der Umfrage darin, Feedback zu erhalten. Man sollte jedoch nicht darauf hoffen, dass alle Besucher die Veranstaltung selbst loben werden. Wie beim Code gibt es auch bei Veranstaltungen immer etwas zu verbessern.
Im Durchschnitt ist eine Person bereit, etwa fünf Minuten damit zu verbringen, eine Online-Umfrage auszufüllen. Eine Umfrage, die mehr als 15 Minuten in Anspruch nimmt, ist höchstwahrscheinlich nutzlos für Sie, wenn es darum geht, wertvolle Daten zu erhalten, da die Leute müde werden und die Fragen gedankenlos beantworten oder die Umfrage überhaupt nicht beenden. Deshalb ist es wichtig, sinnvolle Fragen zu stellen, ohne die Umfrage mit zu vielen Fragen zu überfrachten.
Sie müssen im Voraus entscheiden, was genau Sie mit der Umfrage herausfinden wollen. Welche KPIs sind für Sie besonders wichtig, und wie viele Beantwortungen benötigen Sie, damit die Daten relevant bleiben.
Eine kurze (nicht mehr als 10 Fragen) und interessante Umfrage ist ein guter Weg, um das Engagement Ihrer Befragten zu maximieren. Effektive Umfragen verwenden eine Kombination aus binären Ja/Nein-Fragen, Multiple-Choice-Fragen und offenen Fragen. Das bedeutet, dass der Umfrageentwurf den Veranstaltern einen klaren Überblick über die Erfahrungen der Befragten geben sollte, insbesondere darüber, was funktioniert hat und was nicht.
Es ist auch wichtig, die Teilnehmer im Voraus darüber zu informieren, dass sie in einer bestimmten Phase der Veranstaltung um eine Umfrage gebeten werden. Die potenziellen Befragten sollten sich bewusst sein, dass die von ihnen bereitgestellten Daten sehr wichtig sind und zur Verbesserung der Arbeitsabläufe beitragen werden.
Die Umfrage so benutzerfreundlich wie möglich zu gestalten, ist nur der erste Schritt. Die Umfrage sollte aussagekräftig und nicht zu komplex sein, vor allem, wenn das Zielpublikum vielfältig ist und aus Teilnehmern (zu denen auch Manager gehören können), Sponsoren und Freiwilligen der Veranstaltung besteht.
Wir haben eine Liste mit 12 Fragen zusammengestellt, die Sie bei der Erstellung einer Umfrage nach Ihrer Veranstaltung unterstützen sollen.
1. Wie zufrieden sind Sie mit dieser Veranstaltung?
In jeder Umfrage nach der Veranstaltung müssen Sie sich darüber im Klaren sein, ob den Befragten die Veranstaltung gefallen hat oder nicht. Diese Frage kann mit offenem Ende gestellt werden, oder Sie können den Befragten mehrere Antworten zur Auswahl geben.
2. Was hat Ihnen an der Veranstaltung am besten gefallen?
Diese Frage wird benötigt, um zu verstehen, welche Elemente der Veranstaltung bei einer zukünftigen Veranstaltung wiederholt werden sollten.
3. Was hat Ihnen an der Veranstaltung am meisten missfallen?
Wenn Sie die Schwachstellen Ihrer Veranstaltung kennen, können Sie ähnliche Fehler in Zukunft vermeiden und die künftige Veranstaltung kann bei den Besuchern einen möglichst positiven Eindruck hinterlassen.
4. Wie wahrscheinlich ist es, dass Sie in Zukunft an unseren Veranstaltungen teilnehmen werden?
Bitten Sie die Befragten, die Wahrscheinlichkeit zu bewerten, dass sie wiederkommen. Dies ist eine sehr wichtige Frage, denn sie gibt Aufschluss darüber, wie effektiv Sie die Veranstaltung beworben und Ihre Versprechen eingehalten haben. Wenn die Teilnehmer mit ihrer Veranstaltung zufrieden sind, kommen sie in der Regel auch wieder.
5. War es für Sie einfach, sich auf der Veranstaltungsplattform zurechtzufinden?
Diese Frage ist besonders hilfreich, wenn Sie eine hybride oder virtuelle Veranstaltung durchführen. Da die Veranstaltungsplattform einen direkten Einfluss darauf hat, wie die Teilnehmer den Inhalt der Veranstaltung erleben, ist es wichtig zu wissen, dass sie problemlos auf das, wofür sie bezahlt haben, zugreifen und daran teilnehmen können. Wenn die Gäste Schwierigkeiten haben, sich auf der Plattform zurechtzufinden, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass sie eine schlechte Erfahrung machen.
6. Sind Sie während der Veranstaltung auf Probleme gestoßen?
Unabhängig davon, ob Sie eine virtuelle, hybride oder physische Veranstaltung durchführen, ist es hilfreich zu wissen, ob die Teilnehmer während der Veranstaltung auf Probleme gestoßen sind. Diese Frage hilft Ihnen, die Schwachstellen Ihrer Veranstaltungsplattform oder -technologie zu erkennen.
7. Wie beurteilen Sie die Networking-Möglichkeiten der Veranstaltung?
Networking ist oft der Hauptgrund, warum jemand überhaupt an einer Veranstaltung teilnimmt. Indem Sie den Befragten diese Frage stellen, können Sie feststellen, ob sie mit den gebotenen Möglichkeiten zufrieden sind.
8. Wie unterhaltsam war die Veranstaltung auf einer Skala von 1 bis 10?
Ansprechende Inhalte dienen nicht nur dazu, die Aufmerksamkeit aufrechtzuerhalten, sondern beeinflussen auch in hohem Maße die Zufriedenheit der Besucher mit der Veranstaltung. Mit Hilfe dieser Frage können Sie feststellen, ob die Aktionen, Inhalte oder Gastredner Ihr Publikum effektiv angesprochen haben. In Zukunft können Sie bei zukünftigen Veranstaltungen die notwendigen Punkte anpassen.
9. Wie beurteilen Sie die Dauer der Veranstaltung in Bezug auf die Zeit?
Niemand mag eine sehr lange Veranstaltung. Es ist sehr wichtig, ein Gleichgewicht zwischen Inhalt, Diskussion und Beteiligung der Gäste zu finden. Und die Antworten Ihres Publikums werden Ihnen dabei helfen, diese bestmöglich zu finden.
10. Wie zufrieden sind Sie mit der Veranstaltungsplattform?
Als Herzstück einer virtuellen Veranstaltung ist die Veranstaltungsplattform von entscheidender Bedeutung. Wenn das Publikum die Plattform als schwierig, glanzlos oder nicht lohnend empfindet, müssen Sie möglicherweise Ihre Veranstaltungstechnologie überdenken und eine überzeugendere Alternative finden.
11. Hat die Veranstaltung Ihre Erwartungen erfüllt? Wenn nicht, warum?
Diese offene Frage gibt Ihren Befragten die Möglichkeit, ihre Enttäuschung auszudrücken oder umgekehrt Ihre Veranstaltung zu loben. Außerdem können Sie so feststellen, ob Ihre Veranstaltung die Erwartungen der Teilnehmer erfüllt hat oder ob Sie Ihre Marketingstrategie überdenken müssen.
12. Wie haben Sie von dieser Veranstaltung erfahren?
Diese Frage steht in direktem Zusammenhang mit Ihrer Werbetaktik für die Veranstaltung, und die Antworten können sich auf die künftige Marketingstrategie auswirken. Bitten Sie die Befragten anzugeben, wo sie zum ersten Mal von Ihrer Veranstaltung gehört haben, und analysieren Sie ihre Antworten. So können Sie feststellen, über welchen Marketingkanal Sie Ihre Zielgruppe am besten erreichen.
Einer der großen Vorteile einer virtuellen Veranstaltung ist die Möglichkeit, Teilnehmerdaten in Echtzeit zu erfassen (z. B. Engagement-Level oder Absprungraten). Es ist wichtig, daran zu denken, dass diese Fragen gestellt werden müssen, wenn die Veranstaltung noch frisch in Erinnerung ist, da die Antworten sonst möglicherweise nicht die gewünschten Informationen liefern.
Die Einholung von Feedback von Veranstaltungsteilnehmern war schon immer ein wesentlicher Bestandteil des Evaluierungsprozesses. Als virtuelle und hybride Veranstaltungen begannen, physische Veranstaltungen zu ersetzen, bestand die Erwartung an eine Veranstaltungsplattform nicht nur in der Organisation und Durchführung von Veranstaltungen, sondern auch in der Sammlung von Daten und Leistungsmetriken zur Verbesserung zukünftiger Veranstaltungen.
Die Confenta-Plattform ermöglicht es, Umfragen mit hoher Effizienz zu erstellen und durchzuführen und von den Befragten genau die Daten zu sammeln, die der Organisator einer bestimmten Veranstaltung benötigt.
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