Pasākumu plānošanas process var būt pārņemošs pat pieredzējušiem organizatoriem. Vienkārši ir pārāk daudz faktoru, kas jāņem vērā.
Jums ir apmeklētāji, pasākumu reģistrācija, mārketinga stratēģijas un sponsorēšana, nemaz nerunājot par virtuāliem, hibrīdiem un tikai klātienes pasākumiem ar dažādām vajadzībām.
Jūs sakāt: Es saprotu. Tas ir sarežģīti. Bet kā man plānot pasākuma norises laiku? Es taču nevaru paredzēt nākotni, vai ne?
Apstājieties un dziļi ieelpojiet. Neļaujiet sev uztraukties par kaut ko, kas, visticamāk, tuvākajā nākotnē nenotiks.
Pasākumu grafiki palīdz jums iezemēt savas domas un plānot veiksmīgu pasākumu. Mēs jums parādīsim, kā šādu plānu sastādīt, un sniegsim padomus, kuriem pasākuma aspektiem pievērst uzmanību.
Izskaidrosim dažas lietas: Jūsu grafiks nebūs noderīgs, ja līdz pasākuma sākumam nebūs pagājis pietiekami ilgs laiks.
Nav vienotas atbildes uz jautājumu, kad plānot pasākumus. Galu galā tas ir atkarīgs no pasākuma veida, kuru vēlaties rīkot.
Vai tas ir liels vai mazs pasākums? Tas ir svarīgi, jo lielu pasākumu plānošana var aizņemt līdz pat 12 mēnešiem. Turklāt lieliem pasākumiem jums būs jārezervē norises vietas un jāiznomā piemērotas izklaides vietas, kas izveidotas jūsu pasākumam.
Tajā pašā laikā mazākiem pasākumiem, piemēram, korporatīvām sanāksmēm vai semināriem, pietiek ar sešiem mēnešiem.
Pavisam citādi ir, ja runa ir par virtuāliem pasākumiem. Jums var būt nepieciešamas vismaz 12 nedēļas, jo īpaši, ja neesat atradis īstos producentu partnerus, kas palīdzētu īstenot jūsu plānus.
Vai jūtat spiedienu? Nepadodieties. Pasākumu ir iespējams izplānot īsā laikā. Taču parasti ir tā, ka, jo vairāk laika jums ir, jo lielāka ir rīcības brīvība, lai pārsniegtu pamatprincipus.
Tagad, kad esam apskatījuši dažus aptuvenus pasākumu laika grafikus, pievērsīsimies pasākumu plānošanas niansēm:
Plānojot pasākumu, sāciet ar lietām, bez kurām nevar iztikt. Šīs svarīgākās pasākuma daļas nedrīkst mainīt vai pārplānot.
Lūk, daži piemēri:
Vienmēr sāciet ar šādiem neatgriezeniskiem nosacījumiem, jo tie jau ir iepriekš noteikti. Jums nav iespējas tos mainīt.
Kad esat pabeidzis nodarboties ar priekšnoteikumiem, pāriet pie partneriem, pārdevējiem un sponsoriem.
Pārdevēji ir jūsu pasākuma sirds. Viņi to iedzīvina. Vienīgais, ko jūs šeit varat darīt, ir iekļaut viņus sava pasākuma plānošanas grafikā.
Ir labi, ja jūsu piegādātājiem ir priekšstats par to, cik ilgs laiks viņiem ir nepieciešams, lai jūsu sapnis kļūtu par realitāti.
Veidojot savu grafiku, varat ņemt vērā šos piemērus:
Atcerieties, ka jūsu partneru laika grafiks var ietekmēt arī jūsu pasākuma budžetu. Piemēram, jūs jau esat rezervējis pasākuma norises vietu konkrētam datumam.
Taču jūs saprotat, ka vienam no piegādātājiem viss ir jāsagatavo naktī pirms pasākuma. Tas nozīmē, ka jums nāksies izlietot vairāk naudas par telpu nomu, jo jums būs nepieciešams daudz ilgāks laiks, lai tām piekļūtu.
Pasākuma plānošana ir radošs process, un idejas nāks no visām pusēm. Nesāciet ar vienu projektu. Tā vietā izveidojiet dažus projektus, kurus varat kopīgot ar savu komandu un lūgt tos pārskatīt.
Atcerieties, ka pirmajā reizē jums tas neizdosies - tas ir pilnīgi pieņemami. Ir svarīgi, lai būtu vairāki priekšlikumi par pasākuma plānošanas laiku, kas atbilst jūsu pasākuma mērķiem un uzdevumiem.
Vēl viens svarīgs pasākuma plānošanas aspekts ir neparedzamā paredzēšana. Plānojot līdz sīkākajai detaļai, noteikti radīsies šķēršļi.
Piemēram, jūsu uzņēmums nespēja savlaicīgi iztīrīt konferenču zāli. Vai arī galvenajam runātājam nejauši beidzās laiks.
Plānojiet neparedzētajiem apstākļiem, radot telpu kustībai. Tas ļaus jums šādās situācijās saglabāt mieru, vēsu prātu un neizjust stresu.
Kad esat sastādījis pasākumu grafiku, izplatiet to visām ieinteresētajām personām un dodiet tām laiku atsauksmēm.
Uzklausiet viņu viedokli. Vai viņi ir atklājuši kādus sāpju punktus, kurus jūs nevarējāt identificēt? Vai dažiem piegādātājiem būs nepieciešams vairāk laika, nekā esat viņiem atvēlējuši? Vai datumi un laiki atbilst?
Veiciet nepieciešamās korekcijas, ja nepieciešams, un esiet elastīgi attiecībā uz neparedzētām izmaiņām.
Tagad, kad zināt pasākuma plānošanas pamatus un to, cik ilgs laiks jums būtu jāplāno, parunāsim par pasākuma plānošanas saturu.
Sāciet plānošanas procesu, apsverot sava pasākuma mērķus. Izvēlieties pasākuma veidu, kuru vēlaties rīkot, padomājiet, kā tas izskatīsies, un nosakiet auditorijas apmeklējumu.
Šie jautājumi var palīdzēt jums izlemt, vai rīkot hibrīdu, klātienes vai virtuālu pasākumu. Tiklīdz jums ir noteikti mērķi, pēc kuriem vadīties, jūsu komanda var tiem sekot.
Ja pasākuma plānošanā ir iesaistīts tik daudz cilvēku, lomu un pienākumu nezināšana var radīt apjukumu.
Tāpēc ir ārkārtīgi svarīgi deleģēt uzdevumus un skaidri definēt, kas katrai personai ir jādara. Šādā veidā visi būs uz viena viļņa un zinās, kādi termiņi viņiem jāievēro.
Veiksmīgs pasākums nebūtu pilnvērtīgs bez budžeta. Tas novērsīs izmaksu pārsniegšanu un ļaus jums noteikt, kuras izmaksas jāsamazina.
Pasākuma norises vietas izvēle ir ļoti svarīga jebkura pasākuma plānošanā, jo tā palīdz noteikt pasākuma datumus.
Tas pats attiecas arī uz virtuālajām platformām. Jums jāspēj izvēlēties jūsu vajadzībām atbilstošu pasākumu pārvaldības risinājumu.
Pasākuma plānošana nebūtu pilnīga bez veicināšanas un mārketinga. Izplatot informāciju par savu pasākumu, izmantojiet dažādas stratēģijas.
Padomājiet par savu mērķauditoriju un noskaidrojiet, kādas vietas viņi bieži apmeklē. Laba ideja ir izveidot funkcionālu un viegli lietojamu pasākuma tīmekļa vietni, kurā cilvēki var reģistrēties. Pēc tam reklamējiet savu pasākumu dažādās mārketinga platformās.
Aptuveni šajā laikā jums vajadzētu būt pabeiguši pasākuma popularizēšanu un budžeta plānošanu.
Trīs mēnešus pēc pasākuma sākuma jums vajadzētu pievērsties pasākuma reģistrācijas programmatūras izvēlei, pārējo piegādātāju rezervēšanai un prezentācijas aprīkojuma izvēlei.
Reģistrācija ir pirmais kontaktpunkts, kurā notiek saskare starp jūsu pasākumu un tā apmeklētājiem. Tai ir jārada pozitīvs pirmais iespaids uz viņiem. Kā? Ar visvienkāršākās reģistrācijas palīdzību.
Piedāvājiet akcijas un stimulus, piemēram, biļetes par agrīnu reģistrēšanos. Sazinieties ar apmeklētājiem pa e-pastu, ja viņi nav varējuši aizpildīt veidlapu.
Vienkārša reģistrācija var padarīt jūsu pasākuma plānošanu vieglāku nekā jebkad agrāk.
Pasākuma plānošanas grafiks nebūtu pilnīgs bez ēdināšanas pakalpojumu sniedzējiem un citiem partneriem. Trīs mēnešus pirms pasākuma sāciet meklēt piegādātājus, kas atbilst jūsu pasākuma mērķiem. Tad galu galā izlemiet par tiem pirms trīs mēnešu termiņa beigām.
Padoms: rezervējiet piegādātājus pēc iespējas agrāk. Jums būs konkurences priekšrocības salīdzinājumā ar citiem pasākumu organizatoriem, kuriem arī tie ir nepieciešami.
Negaidiet līdz pasākuma norises dienai, lai galīgi izstrādātu biogrāfijas un sīkāku informāciju par runātājiem. Pārrunājiet ar referentiem, kas viņiem būtu jādara, lai sagatavotu savas prezentācijas. Pārliecinieties, ka viņiem jau ir sagatavots tēmu un diskusiju punktu kopums.
Iepriekš mēs minējām, cik svarīgi ir sagaidīt neparedzētus notikumus. Tas attiecas arī uz ārkārtas situāciju plānu izveidi, lai aizsargātu jūsu klausītājus un runātājus dabas katastrofu vai citu neparedzētu apstākļu gadījumā.
Līdz jūsu pasākumam ir palicis tikai viens mēnesis. Šajā laikā lielākajai daļai plānošanas un darbā pieņemšanas darbu jau jābūt paveiktiem. Atliek tikai pārliecināties, ka viss norit gludi.
Šeit viss ir vienkārši un skaidri: Zvaniet ēdināšanas pakalpojumu sniedzējam un pārliecinieties, ka viņš var izpildīt saskaņotos plānus.
Kad esat parūpējies par pasākuma reģistrāciju, paziņojiet piegādātājam galīgo viesu sarakstu vai cilvēku skaitu, lai viņš varētu veikt nepieciešamos pasākumus.
Pasākumu platformas un pasākumu pakalpojumu sniedzēji ir visdažādāko formu un izmēru. Neatkarīgi no tā, vai tas ir telpu piegādātājs, dizainers, AV producēšanas uzņēmums vai mārketinga komanda, saraksts ir bezgalīgs.
Ja vēl ir nepieciešams, pārbaudiet katru piegādātāju un noskaidrojiet ar visiem iepriekš apspriestos plānus.
Iespējams, jums būs jāveic attiecīgas izmaiņas. Piemēram, telpas piegādātājs var neļaut jums rīkot pasākumu dienu iepriekš. Vai arī jūsu aparatūras piegādātājam var nebūt nepieciešamās miglas iekārtas.
Noskaidrojiet ar viņiem visiem šo informāciju, lai pasākuma dienā viss noritētu gludi.
Jūsu personāls un apmeklētāji ir jāinformē par to, kas viņiem jādara pasākuma dienā.
Informējiet viņus par jaunāko informāciju un vajadzības gadījumā informējiet par jebkādām izmaiņām. Piemēram, jūs varat sniegt apmeklētājiem norādījumus par to, kā piekļūt pasākumam. Tajā pašā laikā varat atkārtot sava personāla lomas un pienākumus.
Uz ROI vērstu pasākumu varat vadīt tikai tad, ja veicat plānošanas procesu.
Pasākumi ir liels bizness neatkarīgi no mēroga. Pareiza plānošana ir atslēga, lai apmierinātu apmeklētāju un viesu cerības.
Vai meklējat virtuālo pasākumu pārvaldības programmatūru? Confenta pasākumu pārvaldības risinājums var pacelt jūsu virtuālos un hibrīda pasākumus nākamajā līmenī, piesaistot vairāk apmeklētāju un palielinot jūsu pasākuma konversijas rādītāju.
Rezervējiet mūsu virtuālo pasākumu programmatūras bezmaksas demo versiju vai sazinieties ar mums, lai iegūtu vairāk informācijas.
Kas ir pasākuma laika grafiks?
Pasākuma laika grafiks ir hronoloģisks visu pasākuma plānošanas posmu uzskaitījums. Pasākumu grafikus var plānot gan uz ilgu laiku, gan uz pasākuma dienu.
Kad jāsāk popularizēt pasākumu?
Būs labāk, ja jūs sāksiet popularizēt savu pasākumu vismaz 2-3 mēnešus pirms tā sākuma.
Cik ilgs ir pasākuma plānošanas grafiks?
Pasākuma plānošanas grafikam ir jāaptver vismaz 4-6 mēneši.
Vai man ir vajadzīgi sponsori nelielam pasākumam?
Tas ir atkarīgs. Daudziem pasākumiem ir izdevīgi, ja ir sponsors. Sponsori var palīdzēt piesaistīt līdzekļus un pavērt iespējas veidot kontaktus. Taču, ja rīkojat nelielu pasākumu, piemēram, uzņēmuma sanāksmi, sponsors jums var nebūt nepieciešams.
Pasūtiet bezmaksas konsultāciju tagad, un mēs palīdzēsim jums vienkāršot pasākumu procesu!
Mēs arī iesakām:
