Процесс планирования мероприятий может оказаться непосильным даже для опытных организаторов. Просто необходимо учитывать слишком много факторов.
У вас есть посетители, регистрация мероприятия, маркетинговые стратегии и спонсорство, не говоря уже о виртуальных, гибридных и исключительно очных мероприятиях с различными потребностями.
Вы говорите: Я понимаю. Это сложно. Но как мне спланировать сроки проведения мероприятия? Я не могу предсказать будущее, не так ли?
Остановитесь и глубоко вдохните. Не позволяйте себе беспокоиться о том, что вряд ли произойдет в обозримом будущем.
Графики мероприятий помогают обосновать свои мысли и спланировать успешное мероприятие. Мы расскажем вам, как составить такой план, и дадим советы, на каких аспектах мероприятия следует сосредоточиться.
Давайте разберемся с несколькими моментами: Ваш план-график не принесет пользы, если до начала мероприятия не прошло достаточно времени.
Не существует однозначного ответа на вопрос, когда следует составлять график планирования мероприятий. В конечном итоге это зависит от типа мероприятия, которое вы хотите провести.
Это большое или маленькое мероприятие? Это имеет значение, поскольку для планирования крупных мероприятий может потребоваться до 12 месяцев. Кроме того, вам придется бронировать места для проведения крупных мероприятий и нанимать подходящие развлекательные заведения, созданные для вашего события.
В то же время для небольших мероприятий, таких как корпоративные встречи или семинары, достаточно шести месяцев.
Совсем другое дело, когда речь идет о виртуальных мероприятиях. Вам может понадобиться не менее 12 недель, особенно если вы не нашли подходящих производственных партнеров, которые помогут вам реализовать задуманное.
Чувствуете давление? Не сдавайтесь. Вполне возможно спланировать мероприятие в сжатые сроки. Но, как правило, чем больше у вас времени, тем больше у вас свободы действий, чтобы выйти за рамки основных принципов.
Теперь, когда мы рассмотрели некоторые примерные сроки проведения мероприятий, давайте перейдем к тонкостям их планирования:
Приступая к составлению графика мероприятия, начните с тех аспектов, без которых вы не можете обойтись. Эти жизненно важные части вашего мероприятия не должны быть изменены или перенесены.
Вот несколько примеров:
Всегда начинайте с необратимых условий, таких как эти, потому что они уже заранее определены. У вас нет возможности изменить их.
После того, как вы закончили разбираться с обязательными условиями, переходите к партнерам, вендорам и спонсорам.
Вендоры - это сердце вашего мероприятия. Они воплощают его в жизнь. Единственное, что тут можно сделать - включить их в график планирования мероприятия.
Хорошо, что ваши вендоры примерно представляют, сколько времени им нужно, чтобы воплотить вашу мечту в реальность.
Вы можете рассмотреть эти примеры при составлении своего графика:
Помните, что сроки ваших партнеров также могут повлиять на бюджет вашего мероприятия. Например, вы уже забронировали место проведения мероприятия на определенную дату.
Но вы понимаете, что один из поставщиков должен все подготовить в ночь перед мероприятием. Это означает, что вам придется выложить больше денег за аренду помещения, поскольку доступ к нему вам понадобится гораздо дольше.
Планирование мероприятий - это творческий процесс, и идеи будут возникать со всех сторон. Не начинайте с одного проекта. Вместо этого создайте несколько проектов, которыми вы можете поделиться со своей командой и попросить их проанализировать.
Помните, что с первого раза у вас ничего не получится - это вполне допустимо. Важно иметь несколько предложений по срокам планирования мероприятий, согласованных с целями и задачами вашего мероприятия.
Еще один важный аспект планирования мероприятий - это прогнозирование непредсказуемого. Когда вы составляете план с точностью до мелочей, обязательно возникнут препятствия.
Например, ваше заведение не смогло вовремя убрать конференц-зал. Или основной докладчик случайно превысил время.
Планируйте неожиданности, создавая пространство для движения. Это позволит вам сохранять спокойствие, хладнокровие и не испытывать стресс в случае возникновения подобных ситуаций.
Как только вы составите расписание мероприятий, разошлите его всем заинтересованным сторонам и дайте им время на обратную связь.
Прислушайтесь к тому, что они говорят. Выявили ли они какие-то болевые точки, которые вы не смогли определить? Потребуется ли некоторым поставщикам больше времени, чем вы им выделили? Совпадают ли даты и время?
Вносите необходимые коррективы по мере необходимости и проявляйте гибкость в отношении непредвиденных изменений.
Теперь, когда вы знаете основы планирования сроков проведения мероприятий и то, на какой срок вам следует планировать, давайте поговорим о содержании сроков проведения мероприятий.
Начните процесс планирования с рассмотрения целей вашего мероприятия. Выберите тип мероприятия, которое вы хотите провести, придумайте, как оно будет выглядеть, и определите посещаемость аудитории.
С помощью этих вопросов вы можете принять решение о гибридном, очном или виртуальном мероприятии. Когда у вас есть набор целей, которыми вы руководствуетесь, ваша команда может следовать им.
Когда в планировании мероприятия участвует так много людей, незнание ролей и обязанностей может привести к путанице.
Поэтому крайне важно делегировать задачи и четко определить, что должен делать каждый человек. Таким образом, все будут на одной волне и будут знать, в какие сроки им нужно уложиться.
Успешное мероприятие было бы неполным без определения бюджета. Это предотвратит перерасход средств и позволит вам определить, какие расходы следует сократить.
Выбор места проведения мероприятия имеет решающее значение для планирования любого мероприятия, так как он помогает определить даты его проведения.
То же самое относится и к виртуальным платформам. Вы должны иметь возможность выбрать решение для управления мероприятиями, которое отвечает вашим потребностям.
Планирование мероприятия было бы неполным без продвижения и маркетинга. Используйте различные стратегии при распространении информации о вашем мероприятии.
Подумайте о своей целевой аудитории и выясните, какие места они часто посещают. Хорошей идеей будет создание функционального и простого в использовании веб-сайта мероприятия, на котором люди смогут зарегистрироваться. Затем прорекламируйте свое мероприятие на различных маркетинговых платформах.
Примерно к этому времени вы должны закончить с продвижением мероприятия и составлением бюджета.
Через три месяца после начала мероприятия вам следует переключить внимание на выбор программного обеспечения для регистрации мероприятий, бронирование оставшихся поставщиков и оборудование презентаций.
Регистрация - это первая точка контакта между вашим мероприятием и посетителями. Она должна произвести на них положительное первое впечатление. Каким образом? С помощью максимально простой регистрации.
Предлагайте акции и поощрения, например, билеты для тех, кто зарегистрировался раньше. Свяжитесь с посетителями по электронной почте, если они не смогли полностью заполнить форму.
Простая регистрация может упростить процесс планирования вашего мероприятия как никогда раньше.
График планирования мероприятий был бы неполным без поставщиков провизии и других партнеров. За три месяца до начала мероприятия начните поиск поставщиков, которые соответствуют целям вашего мероприятия. Затем окончательно определитесь с ними до истечения трех месяцев.
Совет: Бронируйте поставщиков как можно раньше. У вас будет конкурентное преимущество перед другими организаторами мероприятий, которые также нуждаются в них.
Не дожидайтесь даты мероприятия, чтобы окончательно подготовить биографии и детали спикеров. Обсудите со своими докладчиками, что они должны сделать для своих презентаций. Убедитесь, что у них уже подготовлен набор тем и пунктов обсуждения.
Ранее мы упоминали о важности ожидания неожиданностей. Это относится и к созданию планов на случай чрезвычайных ситуаций, чтобы защитить ваших слушателей и докладчиков в случае стихийных бедствий или других непредвиденных обстоятельств.
До начала вашего мероприятия остался всего один месяц. К этому времени большая часть работы по планированию и найму поставщиков уже должна быть выполнена. Остается только убедиться, что все пройдет гладко.
Здесь все просто и понятно: Позвоните поставщику питания и убедитесь, что он сможет выполнить согласованные планы.
Как только вы позаботитесь о регистрации мероприятия, сообщите своему поставщику окончательный список гостей или количество человек, чтобы он мог сделать необходимые приготовления.
Платформы для мероприятий и поставщики услуг для проведения мероприятий бывают разных форм и размеров. Это и поставщик помещения, и дизайнер, и аудиовизуальная продукция, и маркетинговая команда - список бесконечен.
Если вам все еще необходимо, проверьте каждого поставщика и уточните со всеми ранее обсужденные планы.
Возможно, потребуется внести соответствующие изменения. Например, поставщик помещения может не разрешить вам организовать мероприятие за день до начала. Или у поставщика оборудования может не оказаться нужной вам туманной установки.
Подтвердите детали со всеми ними, чтобы в день мероприятия все прошло гладко.
Ваш персонал и посетители должны быть проинформированы о том, что им следует делать в течение дня мероприятия.
Держите их в курсе событий и при необходимости сообщайте им о любых изменениях. Например, вы можете предоставить посетителям инструкции по доступу на мероприятие. В то же время вы можете повторить роли и обязанности вашего персонала.
Вы можете провести мероприятие, ориентированное на окупаемость инвестиций, только пройдя через процедуру планирования сроков.
Мероприятия - это большое дело, независимо от масштаба. Правильное планирование - это ключ к оправданию ожиданий ваших посетителей и гостей.
Вы ищете программное обеспечение для управления виртуальными мероприятиями? Решение OnlineExpo для организации мероприятий может поднять ваши виртуальные и гибридные мероприятия на более высокий уровень, привлекая больше посетителей и повышая коэффициент конверсии вашего мероприятия.
Закажите бесплатную демонстрацию нашего программного обеспечения для виртуальных мероприятий или свяжитесь с нами для получения дополнительной информации.
Что такое временная шкала мероприятия?
Временная шкала мероприятия - это хронологический перечень всех этапов планирования мероприятия. Графики мероприятий могут планироваться на длительный срок и на день проведения.
Когда следует начинать продвижение мероприятия?
Будет лучше, если вы начнете рекламировать свое мероприятие как минимум за 2-3 месяца до его начала.
Какова длина временной шкалы планирования мероприятия?
График планирования мероприятия должен охватывать не менее 4-6 месяцев.
Нужны ли спонсоры для небольшого мероприятия?
Это зависит от обстоятельств. Многим мероприятиям полезно иметь спонсора. Спонсоры могут помочь собрать средства и открыть возможности для налаживания контактов. Но спонсор может и не понадобиться, если вы проводите небольшое мероприятие, например, корпоративную встречу.
